Nägeles Projektnews Januar / Februar 2013

Wie kann man den Umgang mit Lasten- und Pflichtenheften bei Bedarf variieren?

Lasten- und Pflichtenhefte sind detaillierte Zielbeschreibungen, wie ein Projektgegenstand, z. B. eine zu entwickelnde internetbasierte Werbeplattform, ausgeführt werden soll. Das Lastenheft beschreibt die funktionalen Anforderungen aus Sicht des Auftraggebers, also das detaillierte WAS. Das Pflichtenheft folgt auf das Lastenheft und ist die technische Detailantwort des Auftragnehmers zum Lastenheft, also das spezifizierte WIE.

Soweit das Grundprinzip. Wichtig wird immer sein, dass eine Projektleitung mit Zielen und Anforderungen an den Projektgegenstand umgehen kann, auch wenn dieses Prinzip in der Realität aus verschiedenen Gründen variiert. Dazu zwei Beispiele aus meiner Projekt- und Beratungspraxis:

  • In einem kleineren Personalentwicklungsprojekt zur Neuentwicklung und Etablierung eines modular aufgebauten Managementtrainings mit nachfolgenden Beratungssequenzen zur Nachhaltigkeitssicherung nannten wir das Lastenheft nur Anforderungsprofil, weil hier drei Wordseiten als Anforderungsdokumentation ausreichten.
    Das Pflichtenheft wurde als Drehbuch bezeichnet: Für jeden Trainings- und Beratungstag wurde auf einer Wordseite in Tabellenform präzise definiert, welche Lernziele mit welchen Inhalten, mit welchen didaktischen Methoden und Medien wie umgesetzt werden. Da Lasten- und Pflichtenhefte im Normalfall umfangreicher sind als einige wenige Seiten, wären diese Begriffe hier zu überdimensioniert gewesen.
  • Einer meiner Kunden – ein IT-Dienstleistungsunternehmen – ist unter anderem für eine Behörde tätig. Die Ausschreibungen dieser Behörde, die eigentlich dem Lastenheft entsprechen würden, sind meistens so unpräzise, dass dazu passende Pflichtenhefte schwierig zu erstellen sind. Der Grund: diese Behörde hat für die Erstellung belastbarer Lastenhefte zu wenig Personal.
    Als Lösung haben wir herausgearbeitet, dass der IT-Dienstleister als Auftragnehmer in seinem Angebot in Vorleistung zuerst das Lastenheft ausführlicher darstellt: Auf Basis von Gesprächen mit bestehenden Kontakten bei der Behörde werden sinnvolle Alternativen ausdifferenzierter funktionaler Anforderungen an das IT-System definiert. Die dazu möglichen technischen Umsetzungen werden dann als Pflichtenheft dargestellt. Dadurch konnten die Chancen, den Zuschlag zu bekommen, deutlich erhöht werden.

Wie wird in Ihren Projekten mit dem Management und der Umsetzung von Anforderungen umgegangen? Haben Sie dazu Gesprächsbedarf? Dann starten Sie doch eine kostenlose Anfrage an info@ulrich-naegele.de

Erfolgreiche Projekte wünscht Ihnen Ulrich Nägele.