Nägeles Projektnews Februar 2012

Wie kann man bei Zeitdruck die erfolgreiche Kommunikation im Projektteam aufrechterhalten?

Dass Abstimmungsgespräche im Projekt sehr wichtig sind, ist nichts Neues. Häufig wird man u. a. eine Regelkommunikation als Jour-Fixe etablieren und dort mit dem Projektkernteam die Feinplanung und Projektsteuerung fortlaufend umsetzen.

Was aber, wenn wegen Zeitdruck Projektphasen und Arbeitspakete sehr stark überlappend und parallelisiert abgewickelt werden müssen und regelmäßige Jour-fixe nicht organisiert werden können?

In einem größeren Reorganisationsprojekt für ein Unternehmen der Dienstleistungsbranche sind wird das Thema so angegangen:

  • Es wurde ein kompaktes Kernteam aus externen Beratern gebildet, mit klaren Teilprojektverantwortungen für z. B. IT-Systeme, Geschäftsprozesse oder Aufbauorganisation.
  • Den Teilprojektleitern wurden präzise Ziele und Rahmenbedingungen gesetzt, insbesondere wurden Ergebniserwartungen zu definierten Meilensteinen verbindlich vereinbart. Die Feinplanung ihrer Arbeitspakete erfolgte selbstgesteuert.
  • Inhaltliche Detailabstimmungen wurden über mehrere 1-2-Tages-Workshops abgebildet, in denen die in Teilprojekten bislang erarbeiteten Ergebnisse zusammengeführt und die weitere Vorgehensweise geklärt wurden.
  • Die externe Projektleitung führte mit Unterstützung eines Projektcontrollers das Kernteam. Sie gestalteten den Kick-off so, dass von Anfang an ein vertrauensvolles und offenes Miteinander ermöglicht wurde, auch in schwierigen Projektsituationen. Für Rückfragen standen sie immer zur Verfügung.
  • Der mit weitreichenden Befugnissen ausgestattete Projektcontroller übernahm zum größten Teil die Feinsteuerung des Projektes und stimmte sich z. B. regelmäßig – häufig täglich – in Kurztelefonaten oder direkten Gesprächen mit den Teilprojektleitern ab.

Wie gestalten Sie in Ihren Projekten die Kommunikation? Haben Sie dazu Fragen? Dann starten Sie doch eine kostenlose Anfrage an info@ulrich-naegele.de

Erfolgreiche Projekte wünscht Ihnen

Ulrich Nägele