Nägeles Projektnews Mai 2012

Verwenden Sie Projektmanagement-Methoden auch für Ihr Zeitmanagement?

Viele Projektleiter und Projektmitarbeiter haben neben originären Projekten auch häufig kleinere Sonderaufgaben, deren Abarbeitung mit einem zu formalisierten Projektmanagement übertrieben wäre. Wie geht man dann mit solchen Sonderaufgaben, die ja irgendwie auch projektähnlich sind, um?

Bei einem Kunden haben wir es beispielsweise so gelöst, dass wir für Projektleiter zuerst für deren originären Projekte die dazu passenden professionellen Projektmanagement-Methoden vermittelt haben. Dieses Prinzip wurde dann auf kleinteilige projektähnliche Sonderaufgaben abgespeckt übertragen. Im Wesentlichen hieß das:

Auftrag klären

  • Kurzgespräch mit dem Auftraggeber führen.
  • Wozu soll diese Sonderaufgabe durchgeführt werden?
  • Was ist das Ergebnis der Sonderaufgabe und was nicht?
  • An welchen Kriterien wird die erfolgreiche Erledigung festgemacht?
  • Sind bestimmte Rahmenbedingungen wie etwa Risiken zu berücksichtigen?

Abarbeitung planen

  • Aus welchen 3-5 Einzelaktivitäten besteht die Sonderaufgabe? Welcher Aufwand ist dafür notwendig, und wie lange dauert es?
  • Was sind geplanter Anfang und Ende, welcher Puffer ist vorgesehen?
  • Wie dringlich und wichtig ist die Sonderaufgabe?

Auftrag abwickeln und Ergebnis übergeben

  • Auf Basis der Planung Sonderaufgabe abwickeln und Erfüllungsgrad überprüfen.
  • Ergebnis an den Auftraggeber übergeben.

Wichtig war für die Projektleiter auch, diese projektähnlichen Aufgaben gemeinsam mit ihren Projekten im Gesamtüberblick zu haben, um eine effiziente Ressourcenauslastung sicherzustellen. Dazu wurden innerhalb einer MS-Project-Datei die von einem Projektleiter verantworteten Projekte mit den dazugehörenden Arbeitspaketen dargestellt. Zusätzlich wurden die kleinteiligen Sonderaufgaben kategorisiert nach Themenfeldern (ähnlich den Objekten des Projektstrukturplans) aufgelistet. Aus dieser Gesamtsicht heraus konnten dann die eigene Auslastung als auch die Auslastung weiterer Projektmitarbeiter optimiert werden.

Wie gehen Sie mit dem Thema Zeitmanagement inner- und außerhalb Ihrer Projekte um? Haben Sie dazu Fragen? Dann starten Sie doch eine kostenlose Anfrage an info@ulrich-naegele.de

Erfolgreiche Projekte wünscht Ihnen

Ulrich Nägele