Projekte zielführend dokumentieren.

In Projekten fallen häufig eine Vielzahl von Dokumenten an, die eindeutig und wiederauffindbar abgelegt und nach Projektabschluss archiviert werden müssen. In einem von mir gesteuerten Kundenprojekt zur integrierten Verbesserung des IT-Systems, der Aufbau- und Ablauforganisation haben wir diese Anforderung in zwei Stufen umgesetzt.

Stufe 1 – Drei Dokumentationsbereiche bilden

• Dokumente der Projektplanung: Projektauftrag (vom internen Auftraggeber aus der Initiierungsphase heraus), die Ausschreibung des externen Auftraggebers bei Kundenprojekten, das Angebot an den Kunden und daraus abgeleitet der Projektplan (ich nenne ihn gerne auch Projektplanheft) für die interne Kommunikation sowie bei Kundenprojekten das Angebot/der Vertrag an sich.
• Dokumente der Projektsteuerung und des Projektabschluss‘: fortlaufende interne und externe Jour-Fixe-Dokumentationen, diverse Status-Berichte, Änderungsmanagement-Dokumente, mitlaufende Kalkulationen, Meilensteintrendanalysen u.ä. fortlaufende Dokumentationen, Projektabschlussbericht, dokumentierter Projektreview.
• Fachdokumente zum Projektgegenstand: insbesondere Analyse-, Anforderungs- und Implementierungs- und Abnahmedokumente aus den einzelnen Teilprojekten, IT-Architekturmodelle, Testprotokolle, Geschäftsprozessanalysen, zusammengefasste Ergebnisse, Wirtschaftlichkeits- und Nutzwertanalysen, Präsentationen und Gutachten.

Stufe 2 – Dokumente auf Projektstruktur referenzieren

• Für jedes Dokument wurde sichergestellt, dass in der Kopfzeile neben den üblichen Attributen wie Projektname, Autor, Erstelldatum usw. die Projektstruktur (PSP-Elemente) in Form von Teilprojekt (entsprechend den Hauptobjekten) und Phase einheitlich abgebildet war.
• Diese Vorgehensweise lässt sich letztlich auf alle Projekte übertragen. Je nach Komplexität werden ggf. weitere PSP-Elemente wie detailliertere Objektbezüge der 2. oder 3. Ebene oder der PSP-Code mit aufgenommen. Wichtig wird sein, dass die Begriffe für die PSP-Elemente klar und prägnant sind, so wäre z. B. der Begriff „Test“ nicht ausreichend selbsterklärend. Es könnte sein ein Objekt/Gewerk (dann präziser: Testsystem), eine Phase (dann präziser: Testphase) oder ggf. auch ein Arbeitspaket ( dann mit Verb, z. B.: Modul testen, Integrationstest umsetzen etc.).

Neben der klassischen elektronischen Unterstützung durch gängige Office-Produkte sind je nach Virtualität und Komplexität auch Dokumentenmanagementsysteme wie der SharePointPortalServer oder auch andere Systeme hilfreich bzw. notwendig.